igus GmbH'nin prosedür kuralları

Tedarik Zinciri Yasası uyarınca şikayetlerin ele alınması için

Versiyon I, Sayı 01. Ocak 2024

1. Şikayet yönetiminin amaçları ve kapsamı

igus GmbH'nin şikayet yönetimi, potansiyel olarak etkilenen tüm kişilerin, igus GmbH'nin kendi iş alanındaki veya tüm tedarik zinciri boyunca bir tedarikçinin iş alanındaki ekonomik faaliyetlerinin bir sonucu olarak ortaya çıkan insan hakları veya çevreye yönelik riskleri ve görev ihlallerini belirtmesine olanak tanır.

igus, Tedarik Zinciri Yasası'nın gerekliliklerini ciddiye almaktadır ve amacımız tedarik zinciri boyunca olası suistimalleri erken bir aşamada tespit etmek ve uygun önlemleri başlatmaktır.

igus bunu özellikle Tedarik Zinciri Yasası ile bağlantılı olası ihlallere ilişkin bilgilerin bildirilmesini sağlayarak ve bunları tutarlı bir şekilde takip ederek gerçekleştirmektedir.

Tedarik zincirimizdeki tüm çalışanlar ve kişiler, igus tarafından kurulan şikayet yönetimi aracılığıyla insan hakları veya çevreye yönelik riskleri veya ihlalleri igus'a bildirebilir.

Bildirimin anonim ve gizli olarak yapılabilmesi sağlanmaktadır. Bu durum, igus'a riskleri erken bir aşamada fark etme ve en iyi durumda, insanlar veya çevre zarar görmeden önce bunları çözme fırsatı verir.

2. Yorum yapma/uygunluk ihlallerini bildirme prosedürü

Bir uyum ihlalini bildirmek için çeşitli dahili kanallar mevcuttur (örn. amirlerin veya çalışan temsilcilerinin bilgilendirilmesi) ve igus ihbar sistemi hem şirket içi hem de dışarıdan bildirimler için kullanılabilir. Bu sistem tedarik zincirimizdeki herkes tarafından herhangi bir kısıtlama olmaksızın kullanılabilir.

Uyum ihlalleri, online raporlama sistemimiz İhbar Sistemi (reporting-channel.com) üzerinden sadece birkaç tıklama ile dünya çapında, günün her saati, çeşitli dillerde ve ücretsiz olarak bildirilebilir.

Bir rapor bildirilirken, Tedarik Zinciri Yasası'nın § 2. maddesinin 2. ve 3. fıkraları kapsamında insan hakları ve çevreye yönelik riskler veya görev ihlalleri ilgili olarak tematik odak belirtilmelidir.

İnsan hakları ile ilgili yasaklar özellikle şunları içermektedir

• Çocuk işçiliği (kural olarak 15 yaşın altındaki çocukların çalıştırılması yasaktır)
• Zorla çalıştırma
• Kölelik, cinsel sömürü
• Çalışılan yerin yönetmeliklerine göre sağlık ve güvenlik düzenlemelerine uyulmaması
• Uygun ücretlerin verilmemesi
• İşkence veya aşağılayıcı davranışlar
• Örgütlenme özgürlüğü
• Korunan bir yasal konuma özellikle ciddi bir şekilde zarar verebilecek ve hukuka aykırılığı açık olan herhangi bir eylem veya ihmal.

Çevre ile ilgili yasaklar özellikle şunları içermektedir

• Cıva içeren bileşiklerin üretiminin yasaklanması
• Cıva atıklarının uygunsuz şekilde işlenmesinin yasaklanması
• Belirli kimyasalların ve kalıcı organik kirleticilerin üretiminin ve kullanımının yasaklanması
• Atıkların çevreye uygun olmayacak şekilde taşınması, toplanması, depolanması ve bertaraf edilmesinin yasaklanması
• Toprağın, suyun, havanın kirletilmesi ve aşırı su tüketimi
• Korunan bir yasal konuma özellikle ciddi bir şekilde zarar verebilecek ve hukuka aykırılığı açık olan herhangi bir eylem veya ihmal.

3. Raporların alınması ve ilk değerlendirmesi

İlk değerlendirmenin bir parçası olarak İK, raporun insan hakları veya çevre ya da görev ihlalleri ile ilgili olup olmadığını ve sunulan raporun doğru olup olmadığını belirler. Bu uygulamayı, örneğin bir risk matrisi kullanılarak olası sonuçlara ilişkin bir risk değerlendirmesi izler.

Bilgi veren kişi, bilginin kaydedildiğine dair anında geri bildirim alır. Ayrıca, her bir işlem adımına ve nihai sonuca ilişkin ara durum raporları, portal aracılığıyla korumalı bir ortamda ihbarda bulunan kişilere gönderilir.

4. İnceleme prosedürü

İlgililik ve ilk şüphe doğrulanırsa, gerçekleri açıklığa kavuşturmak için mümkün olan en kısa sürede tarafımızdan bir iç soruşturma prosedürü başlatılır. Bildirim ayrıntılı olarak kontrol edilecektir.

5. Gerekli önlemlerin uygulanması

Soruşturma tamamlandıktan sonra igus, ihlali ortadan kaldırmak, en aza indirmek veya gelecekte yaşanmasını önlemek adına önlemlerin gerekli olup olmadığını kontrol eder. Bu amaçla, özel düzeltme ve iyileştirme ihtiyaçları tarafımızdan analiz edilir. Bu analizin bir parçası da ihlalden etkilenen kişilerin beklentilerinin dikkate alınmasını içerir. Gerekli önlemler, süreç ayarlamaları, yeni yönergeler veya iyileştirilmiş eğitim konseptleri gibi iş bölümümüzdeki tamamen bölüm içi önlemler olabilir. Bununla birlikte, üçüncü taraflarla ve üçüncü taraflara yönelik önlemler de gerekli olabilir. Önlemlerin uygulanması uygun bir şekilde izlenmekte ve etkinliği küçük süreç adımları ile ayrıntılı olarak yakından incelenmektedir.

6. Belgeleme

Tüm raporlar, soruşturma faaliyetleri ve sonuçları belgelenir ve belirlenmiş yerlerde arşivlenir. İlgili yasal gerekliliklere ve veri koruma sürelerine uygun olarak saklanırlar. Görüntüleme ve erişim hakları sıkı bir şekilde düzenlenmiştir. Ayrıca, yasaların gerektirdiği durumlarda tüm veri sahipleri yürütülen soruşturmalar ve bu kapsamda işlenen kişisel veriler hakkında tarafamızca bilgilendirilir.

7. Risk analizi ve raporlama

Raporların işlenmesinden elde edilen bulgular risk analizinde dikkate alınır. Raporların sayısı ve ele alınışına ilişkin yıllık bir rapor hazırlanır ve yayınlanır. Ayrıca, buna yönelik özel raporlar da sunulmaktadır.

8. Etkililik testi

Şikayetleri ele almamızla bağlantılı olarak yukarıda açıklanan tüm sistem ve süreçlerin etkinliği, yılda en az bir kez olmak üzere bu konuyla ilgili olarak gözden geçirilir.

9. İhbarda bulunan kişilerin korunması

İnsan hakları veya çevreye yönelik olası riskler veya görev ihlallerine ilişkin göstergeler igus ve tedarik zincirimiz için büyük değer taşımaktadır.

Bu nedenle, tüm şikayet süreci boyunca anonim diyalog mümkündür. Anonim diyalogların gizliliği her zaman garanti altındadır. IP adresi günlüğe kaydedilmez. İhbarda bulunan kişinin teknik olarak korunması için aşağıdaki prosedürler uygulamaya konmuştur:

• Taşıma şifrelemesi: İhbar Sistemi (reporting-channel.com) veritabanlarında depolanan tüm veriler şifrelenmiştir.
• Kural tabanlı silme rutinleri veri koruma uyumlu silme işlemini desteklemektedir.
• Düzenli BT güvenlik denetimleri sistem güvenliğini denetler.

igus şikayet sistemine bir rapor sunarak, ihbarda bulunan kişi herhangi bir olumsuz sonuçla tehdit edilemez. Etkileşimin gizliliği her zaman sağlanır (bkz. Bölüm 3 ve ayrıca uygun önlemlerle dahili olarak da garanti edilir.

10. İletişim

Şikayetlerin ele alınmasıyla ilgili herhangi bir yorumunuz veya öneriniz varsa, lütfen +49 2203 9639-151 numaralı telefondan İK departmanımızla iletişime geçmekten çekinmeyin.